14.12.2020 17:59
Гендиректор «Русской Компании» - Илья Померанец – рассказал о своих доводах об улучшении мероприятий введения электронного документооборота в организациях.
Большинство руководителей предприятий, принимая решение о форматировании документации и отдавая предпочтение подходящим программам, предполагают, что на данном этапе задача завершена. Однако переведение документации в электронный формат – процесс, нуждающайся во внедрении. Именно в этот момент множество организаций допускает серьезные ошибки, которые и предлагает рассмотреть Померанец Илья.
Применение программы, ограничиваясь кадрами делопроизводства
Эффективность перевода документов в электронный вид значительно понижается, если его внедряют лишь в отделе делопроизводства. Несомненно, основная цель программы – автоматизировать документацию. Однако с данным процессом сталкиваются не только специалисты канцелярии, но и эксперты остальных отделов, поскольку, прежде чем попасть в архив, документы проходят длительную обработку опытных специалистов.
Электронный документооборот же внедряется с целью облегчения производства отделов, позволяя ускорить рабочие процессы и не терять важные документы. Правда, если ограничивать отрасль использованием лишь электронными данными, множество нюансов может остаться за бортом, поскольку большинство бумаг предполагает наличие подписи и заверения.
Современные же процессы значительно отличаются разнообразием функциональных возможностей, позволяя использовать и принимать управленческие решения, а также контролировать эффективность выполнения работ.
Внедрение системы на отдельном уровне без использования других программ
Часто специалисты сталкиваются с тем, что программа никак не соединена с уже привычными программами, регулярно используемыми во время работы. Любопытен факт, что многие системы разрабатываются с целью взаимодействия и дополнения других программ, используемых в рабочем процессе. Таким образом, правильно форматируя документацию, пользователь получает возможность функционировать с различными учетными системами.
Именно поэтому, как отмечает Илья Померанец, не нужно ограничиваться использованием данной системы всего одним отделом, либо прекращать пользоваться другими программами. Важно придерживаться привычного образа ведения рабочей деятельности, либо обращаться за помощью к опытным консультантам.
